Project Office ses ofte som en gene eller en trussel, men kan være en nyttig ressource og networking muligheder. Her er en fortælling om to kontorer…
Den reformerede projektkontor
Måske en af de mest vanskelige ting for John, projekt støtte fyr på projektets bestilling systemet forsøger at gætte Mac, projektet manager. Han vidste change control proces behov for forbedring for at videregive deres projekt revision af quality assurance gruppe, men ikke var sikker på, hvad format du skal bruge.
Da Mac ikke var på kontoret, havde han et ord med Debbie, senior designer, der altid syntes at vide hvad de skal gøre.
“Hvorfor ikke prøve det centrale projektteam? Mac ikke tror meget af dem, men de har fået en ny manager, så tingene kan være anderledes nu,”tilbød Debbie.
“Hvorfor ikke Mac som project office?” tænkte John.
“Godt, han tænker de spilde tid ved at forvente endeløse rapporter og tilbyder ikke meget hjælp. På en måde har han en pointe. Projekt kontoret er ikke meget populær. Du har ikke været her længe, så du ville ikke vide, men de fleste mennesker undgår det.”
“Okay, men som du siger, den nye leder kan har bragt en ny tilgang. Jeg vil gå og se dem og finde ud af. Tak.”
John havde et møde med Jeanine, den nye project office manager, den næste dag. Debbie var rigtige, Jeanine har en ny tilgang.
“Jeg besluttet at ændre billedet af project office fra politimand til partner,” begejstret Jeanine.
Over en kop kaffe viste hun John sine mål:
strømline rapporteringen til én rapport pr. projekt
stille nyttige skabeloner til rådighed, uden at pålægge dem
sætte folk i kontakt med emne eksperter
rådgive om metoder, værktøjer og teknikker
give færdighedstræning eventuelt
projektet sundhedskontrol, hvis det ønskes
give projektstøtte kick-off
Check projektet justering med strategiske mål
vedligeholde erfaringer repository
“Wow, der er ting i det, der vil helt sikkert hjælpe mig!” John var imponeret.
John forklarede sin stilling og behovet for en moderniseret change control proces.
“Godt, vi kan give dig et eksempel ændre anmodningsformularen og log. Du kan bruge dem som er, eller ændre dem så de passer til dine egne formål. Også, kan jeg sætte dig i kontakt med Alan, en erfaren projektleder, der kan lede dig gennem den proces, som igen, du kan ændre efter behov. Og hvis du har nogen problemer, bare kalde os.” Jeanine var ekstremt venlige og hjælpsomme.
“Tak Jeanine, men hvad med Mac? Han er tilsyneladende meget resistente når det kommer til projektkontor.” John var bekymret ville han få en negativ reaktion fra Mac.
“Bare rolig, jeg møde med alle de projektledere, der ikke endnu er om bord med ændringer i project office. Når han ser fordelene, vil han være en konverter! Jeg er meget vant til håndtering af vanskelige kunder!”
John følte han havde opdaget en guldgrube. Han ville helt sikkert gøre god brug af projektkontor i fremtiden. Men han troede, han ville vente på Mac havde mødt med Jeanine før viser ham den nye proces.
For flere project management historier, se: